Flexible Bürokonzepte Wie sich mit einer Smart-Office-App flexible Bürokonzepte effizient umsetzen lassen

Die Arbeitswelt verändert sich – auch räumlich. Spätestens seit der Corona-Pandemie ist klar, dass eine örtliche Trennung Prozesse weder verlangsamen noch verkomplizieren muss. Anstatt für die Arbeit tagtäglich im Büro zu erscheinen, können sich Arbeitnehmer heute problemlos von zu Hause oder unterwegs ihren Aufgaben widmen, ohne dass die Kommunikation innerhalb des Teams dabei eingeschränkt wird - modernen Softwarelösungen sei Dank.

Für Arbeitgeber eröffnet diese Situation neue Möglichkeiten. Denn aufgrund flexibler Bürokonzepte können die verfügbaren Flächen effizienter genutzt und nachhaltig Kosten gesenkt werden. Bei diesem als Desk-Sharing bezeichneten Prinzip werden anstatt fest zugewiesener Arbeitsplätze neutrale Desks geschaffen, die von mehreren Angestellten genutzt werden können – je nachdem, wer gerade im Büro ist. Plätze, die nicht genutzt werden, fallen so langfristig weg.

Gleichzeitig zeigt sich diese Art der Raumnutzung auch in einer veränderten Arbeitsatmosphäre. Hier sind die Begriffe zu nennen, die häufig mit dem sogenannten New-Work-Konzept assoziiert werden: Flexibilität, Offenheit und Individualität. Denn durch das Aufbrechen räumlicher Strukturen entstehen auch neue Kommunikationsmöglichkeiten sowie ein lockereres und freieres Miteinander. So können sich Arbeits- und Projektgruppen je nach Bedarf in verschiedenen Konstellationen zusammensetzen. Und Kollegen, die sich auch außerhalb der Arbeit gut verstehen, können ihre Schreibtische auch dann zusammenrücken, wenn sie sich inhaltlich unterschiedlichen Themen widmen. Viele Arbeitnehmer wissen diese Vorzüge zu schätzen und erkennen diese Art der Büronutzung immer häufiger als zusätzlichen Benefit an.

So groß die Vorteile flexibler Bürokonzepte auch sind, so herausfordernd ist für einige Unternehmen deren Umsetzung. Tatsache ist: Ohne passende Softwarelösung wird die Organisation der Arbeitsplätze zu einer Aufgabe, die sowohl Zeit als auch zusätzliche Kosten erfordert. Darüber hinaus geht bei dieser Art der Planung einer der größten Vorteile des Desk-Sharing verloren: die Flexibilität. Um die geschaffenen Flächen effizient zu organisieren, müssen also Tools her, mittels derer sich die Mitarbeiter eigenständig im Büro einbuchen und ihren Arbeitsplatz verwalten können.

Genau hier setzen die Smart-Office-Lösungen der Berliner Softwareschmiede LIZ an. Das Unternehmen hat sich auf das flexible Arbeiten und die effiziente Verwaltung von Büroflächen spezialisiert. Mit der App LIZ BOOKING können das gesamte Büro visualisiert und Arbeitsplätze gekennzeichnet werden. Anschließend buchen Mitarbeiter ihre Arbeitsplätze ganz einfach selbst. Egal ob es sich um einen einzelnen Schreibtischplatz oder doch einen ganzen Meetingraum handelt, innerhalb von Sekunden ist einsehbar, welche Flächen für den jeweiligen Zeitraum verfügbar sind. Zusätzlich können auch Parkplätze über die App verwaltet werden.

Für Unternehmen, die erst damit beginnen, flexible Bürokonzepte in ihre Arbeitsweise zu integrieren, ist es empfehlenswert, bei der Umsetzung zunächst kleine Schritte zu machen. So empfiehlt es sich beispielsweise, das Konzept zunächst in einzelnen Abteilungen einzuführen, zu beobachten, wie es angenommen wird, und es im Anschluss eventuell auf andere Bereiche auszuweiten. Dabei gilt auch: Keine Idee muss für alle Bedarfe passen. Konzepte können immer wieder neu angepasst und umgestellt werden.

Innerhalb dieses Prozesses behalten Arbeitgeber die Kontrolle, indem sie die Nutzung der Flächen reglementieren. Schließlich unterscheiden sich auch die Bedürfnisse der einzelnen Abteilungen voneinander. Um dem gerecht zu werden, können Unternehmen beispielsweise festlegen, welche Mitarbeiter sich in welchen Räumen einbuchen dürfen. Auch Sperrbereiche können über den WORKSPACE MANAGER der App problemlos festgelegt werden.

Verschiedene Dashboards liefern den Führungskräften zudem wichtige Daten zur Nutzung der Arbeitsflächen. Möglich machen das moderne Sensoren, die vom LIZ-Team in den Büroräumen angebracht werden. Wie stark werden die Büroflächen ausgelastet? Zu welchen Zeiten werden die Arbeitsplätze besonders stark nachgefragt? Wie hoch ist die Lautstärke im Büro und wie ist die Luftqualität? Mithilfe des LIZ WORKSPACE MANAGERS lassen sich all diese Fragen beantworten und versteckte Optimierungspotenziale offenlegen. In Zeiten der Corona-Pandemie lässt sich auf Grundlage dieser Daten zudem auch sicherstellen, dass die Auslastung bestimmte Grenzwerte nicht überschreitet und Abstandsregeln eingehalten werden. Kommt es zu einer Infektion innerhalb des Teams, lässt sich über die Buchungen außerdem rückverfolgen, wer sich in der Nähe der infizierten Person aufgehalten hat.

Sowohl LIZ BOOKER als auch der WORKSPACE MANAGER können als App und im Browser genutzt werden und sind für alle Betriebssysteme verfügbar. Dabei gilt: Flexibilität ist Key. Deshalb lässt sich die Software genau an die Anforderungen der einzelnen Unternehmen anpassen. Bereits beim Set-up werden Flächen, Räume und Etagen individuell hinzugefügt. Die Mitarbeiter können einfach per CSV-Import hinzugefügt werden. Dabei begleitet das Customer Success Team von LIZ die Unternehmen umfassend bei der Einführung der Plattform. Auch nach der Installation stehen die Experten von LIZ den Kunden als Ansprechpartner zur Verfügung. Und nicht zuletzt sorgen regelmäßige Updates dafür, dass das Smart-Office jederzeit auf dem neuesten Stand bleibt.